MAIL MERGE
Mai Merge adalah sebuah solusi untuk membuat sebuah surat, atau dokumen lain seperti sertifikat dsb, dimana dokumen utama ( data source ) sama tetapi ditujukan kepada orang banyak.
Mail merge adalah untuk menyederhanakan dokumen repetitif dan tugas. Mail merge dapat digunakan untuk membuat banyak dokumen sekaligus yang berisi format identik, layout, teks, grafik, dll, dan di mana hanya bagian tertentu dari setiap dokumen bervariasi. Mail merge juga digunakan untuk menghasilkan label surat, amplop, daftar alamat, handout pelatihan pribadi, dll Seperti halnya mailshots hard copy, dapat digunakan untuk menghasilkan beberapa email dan faks elektronik. Dan bahkan dapat digunakan untuk membuat "ramah" front-end untuk informasi spreadsheet atau database.
Jika Anda perlu merakit data yang sama, mail merge adalah jawabannya!
Mail menggabungkan terutama terdiri dari dua file, Dokumen Utama dan Sumber Data. Dokumen Utama berisi informasi yang akan tetap sama di setiap record, dan Sumber Data berisi semua informasi variabel, dalam bentuk bidang. Ini adalah informasi yang akan berubah dalam Dokumen Utama saat penggabungan selesai. Seiring dengan informasi yang tetap sama, Dokumen Utama juga berisi gabungan bidang, yang referensi ke field dalam Sumber Data.
Jika Dokumen Utama dan Sumber Data digabung, Microsoft Word masing-masing menggantikan bergabung lapangan dalam Dokumen Utama dengan data dari lapangan masing-masing terkandung dalam Sumber Data. Hasil akhirnya adalah dokumen ketiga, kombinasi dari Dokumen Utama dan Sumber Data - meskipun Anda juga bisa mail merge langsung ke printer, (atau fax atau email) - Anda tidak perlu membuat dokumen digabung pada layar, dan Anda juga bisa "preview" menggabungkan mail tanpa benar-benar penggabungan (menggunakan tombol ViewMergedData).
Cara menggunakan Mail Merge
1. bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.
2. setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini. Untuk teks yang saya beri tanda kurung seperti <nama>, <alamat>, dan <kota> itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.
3. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.
4. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge Wizard…
5. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document ,
6. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients
7. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada Create …
8. setelah kamu klik tombol create, Jendela New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns
9. Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,
10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.
11. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini "nama", "alamat", dan "kota" )
12. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik tombol OK
13. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombol OK
14. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.
15. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok
a
16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>. kita mulai dari <alamat> dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.
17. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.
18. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
19. Untuk merubah kode <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon Preview Result
20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.
Cara membuat Mail Merge
Tahap I Membuat Data Source
1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
Tips:
o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
o Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
o Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
0 komentar :
Posting Komentar